Produtividade tem tudo a ver com organização. Manter tudo à mão, saber onde pode encontrar aquilo que irá precisar e não perder tempo buscando nada, economiza energia. Sim, organização do ambiente faz com que você trabalhe menos e melhor.

E isso talvez seja o que falta para que seu dia-a-dia seja menos extenuante. Para que sua insatisfação seja menor e você encontre mais motivação para até permanecer na mesma área. Porém, não se engane, sem cuidar desse problema agora, para onde quer que você vá irá ver nascer a mesma insatisfação.

A grande verdade é que a desorganização cansa.

A importância da organização do ambiente

E a primeira coisa que você deve fazer é descobrir o que você tem em seu ambiente de trabalho e onde cada coisa de encaixa. Uma garantia é que já nessa primeira fase você descobrirá muita coisa que está fora do lugar, ou pior, que já podia ter sido jogada fora.

A segunda dica é tentar manter essa ordem. Se for pegar algo, então depois de usar coloque de volta no lugar de origem. É lógico que para os desorganizados esse primeiro momento já é um martírio, mas aos poucos isso vai se tornar natural.

Outra dica essencial é criar uma lista de compromissos. E ainda que muita gente não se habitue a usar uma agenda, criar uma lista propriamente dita com horários e situações já ajuda e muito na hora de não perder nada e nem se atrapalhar com o que tem que fazer. Riscar ou “dar um OK” na tarefa feita é uma motivação sem igual para quem está sem vontade de fazer nada.

Uma organização pode aumentar sua motivação!

A falta de organização gera falta de tempo, atrapalha em seus compromissos a longo prazo e joga lá para baixo sua produtividade. Pior ainda, sem conseguir fazer tudo que pretende, sua capacidade profissional diminui e voos mais altos ficam muito mais distantes.

Como ter mais organização no ambiente de trabalho

E o que não faltam são métodos que ajudam as pessoas a chegarem nessa organização que reflete na produtividade. Uma dessas opções é, justamente, os 5S.

O conceito vem do Japão e desmente uma ideia de que um ambiente desorganizado possa refletir alguém que “perde” tanto tempo trabalhando que não consegue organizar o lugar onde está. O segredo está em aceitar que pode continuar produzindo do mesmo jeito, ou até melhor e ainda assim conseguir cuidar bem de nosso ambiente de trabalho.

É preciso ter em mente que um ambiente organizado afeta nosso rendimento para melhor, trabalhamos mais felizes e gastamos menos energia procurando algo. E os 5S consegue organizar qualquer lugar.

O método é uma adaptação das palavras japonesas que no ocidente começam todas com S: Seiri, Shitsuke, Seiketsu, Seiton e Seiso.

O primeiro deles, Seiri, diz respeito a utilização. Um olhar criterioso para a necessidade ou não daquilo em seu ambiente de trabalho. E isso seja um papel, uma nota fiscal ou até uma ferramenta. Um processo que seleciona aquilo que está sendo usado ou não, guardado ou não, e se deveria ser descartado ou não. É preciso entender onde cada coisa se encaixa.

Seiton remete a ordenação. Conseguir colocar cada coisa em seu lugar, sabendo que cada coisa tem uma demanda e isso deve ser levado em conta. Quanto mais bem organizado dentro de suas necessidades, mais seu fluxo de trabalho, já que evita procuras desnecessárias e coisas pouco usadas em lugares de fácil acesso, enquanto algo usado no dia-a-dia fica escondido.

Seiso diz respeito a limpeza. A ideia aqui é mostrar que em um ambiente limpo, tudo funciona melhor, e isso não é um exagero. Antes de acabar o expediente, tire alguns minutos para reorganizar tudo, jogar coisas no lixo e preparar seu ambiente de trabalho para o próximo dia. Tire o exemplo de trabalhadores da construção civil e mecânicos, onde todo final de expediente termina com uma organização e limpeza.

Seiketsu fala de saúde. Ainda que ele soe um tanto quando metódico, ele diz respeito a certa padronização das práticas. Materiais semelhantes permanecem juntos e organizados, assim se tiver que procurar algo, por partir dali para encontrá-lo, Lápis fica com Lápis, canetas com canetas, cadernos com cadernos e assim por diante. A seu favor, é comprovado que estando tudo no lugar e próximo a seu semelhante, sua saúde mental e física são favorecidas.

Por fim, Shetsuke remete a autodisciplina. Com quatro “Ss” aplicados é preciso esse quinto para manter tudo em ordem. Mostrando que a manutenção é tão importante quanto qualquer outro esforço. “Usou, guarda”, “Sujou, limpe”, “Tirou do lugar, coloque de volta”.

Tudo bem que pode ser um esforço, mas quando os resultados começarem a aparecer, com ele vem a motivação e em pouco tempo você estará feliz em seu trabalho.